Le Kalm met à disposition deses utilisateurs Internet un environnement web sécurisé.

Le Kalm fonctionne conformément à la Loi sur la protection des renseignementspersonnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) (ci-après dénommée la"Loi"). Dans ce cadre, Le Kalm s'engage à maintenir des normes deconfidentialité élevées concernant les renseignements personnels fournis parsesclients, fournisseurs et autres entreprises dans le cadre de ses activités decourtage immobilier, notamment via son site web (le "Site Web"), sesmédias sociaux, ses publicités, ainsi que pour les besoins de ses systèmes deGestion de la Relation Client (GRC) et de Gestion Électronique desDocuments(GED), conformément aux obligations découlant de la Loi.
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Qu'est-ce que l'on entend par"renseignements personnels" ?
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Les "renseignements personnels" désignent des informations liées àune personne physique et permettant son identification, directement ouindirectement. Ces informations peuvent être sous forme écrite, d'images, devidéos ou d'enregistrements sonores. Dans le cadre de ses activitésprofessionnelles, Le Kalm peut collecter des renseignements personnels tels quele nom, l'adresse, la date de naissance, les données d'identité, le numérod'assurance sociale, les informations financières, l'état matrimonial, etc.
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Les principes de protection suivants s'appliquent à la collecte, àl'utilisation et à la transmission des renseignements personnels que lesutilisateurs Internet pourraient fournir lors de l'utilisation du Site Web.


1. Responsabilité
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Le Kalm assume la responsabilité de la protection des renseignements personnelsqu'elle détient dans le cadre de ses activités de courtage immobilier. À ceteffet, Le Kalm a adopté une politique de confidentialité, ainsi que despolitiques et pratiques régissant la gestion des renseignements personnels. Cesdirectives visent à encadrer la collecte, l'utilisation, la communication, laconservation et la destruction de ces renseignements.


2. Collecte de renseignements personnels
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Le Kalm collecte uniquement les renseignements personnels nécessaires àl'exercice de ses activités de courtage immobilier. Par exemple, il peut s'agirde renseignements nécessaires pour réaliser une transaction immobilière, tenirdes dossiers, surveiller la pratique professionnelle selon les normes del'Organisme d'autoréglementation du courtage immobilier du Québec (l'OACIQ), oupour d'autres objectifs spécifiques précisés et portés à la connaissance de lapersonne donnant son consentement.
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Le personnel de Le Kalm est encouragé à expliquer clairement et simplement lesraisons de la collecte de renseignements personnels aux personnes concernées. LeKalm encourage également son personnel à utiliser les formulaires standardisésélaborés par l'OACIQ pour la collecte de renseignements personnels. Lesrenseignements personnels peuvent aussi être collectés verbalement lors decorrespondances ou par le biais de documents soumis dans le cadred'unetransaction immobilière (pièces d'identité, documents financiers,procurations, etc.).


3. Utilisation et communication desrenseignements personnels
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Les renseignements personnels sont utilisés et communiqués aux fins pourlesquelles ils ont été collectés, avec le consentement de la personneconcernée. Dans certains cas prévus par la loi, ils peuvent être utilisés àd'autres fins, comme la prévention de la fraude ou la fourniture de services àla personne concernée.

Le Kalm peut être tenu de communiquer des renseignements personnels à destiers, tels que des fournisseurs, des cocontractants, des sous-traitants, desmandataires, des assureurs (comme le Fonds d'assurance responsabilitéprofessionnelle du courtage immobilier du Québec [le FARCIQ], le Fondsd'indemnisation du courtage immobilier du Québec [le FICI]), l’AMF (Autoritédes Marchés Financiers), des professionnels, des institutions financières ou devérification de crédit, ainsi que des fournisseurs de systèmes de gestionélectronique de documents (GED) et d'autres organismes de réglementation, aussibien au Québec qu'à l'extérieur de la province.
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Le Kalm peut, sans le consentement de la personne concernée, partager desrenseignements personnels avec un tiers lorsque cela est nécessaire pourl'exécution d'un mandat ou d'un contrat de service ou d'entreprise. Dans detels cas, Le Kalm établit un mandat ou un contrat écrit précisant les mesuresque le tiers doit prendre pour protéger les renseignements personnels qui luisont confiés, en s'engageant à ne les utiliser que dans le cadre du mandat oudu contrat et à les détruire après leur utilisation. Le cocontractant doitégalement coopérer avec Le Kalm en cas de violation de la confidentialité desrenseignements personnels.

Avant de transmettre des renseignements personnels à l'extérieur du Québec, LeKalm évalue leur sensibilité, l'objectif de leur utilisation et les mesuresdeprotection prévues à l'extérieur de la province. Les renseignementspersonnels ne sont communiqués à l'extérieur du Québec que si cete analysedémontre qu'ilsbénéficieront d'une protection adéquate dans le lieu de leurtransmission.


4. Conservation et destruction desrenseignements personnels
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Une fois que les objectifs pour lesquels les renseignements personnels ont étécollectés ou utilisés ont été atteints, Le Kalm les détruit, sauf si la loiprévoit un délai de conservation spécifique. Conformément à ses obligationsprofessionnelles, Le Kalm doit conserver ses dossiers pendant au moins six(6)ans après leur fermeture définitive.


5. Sécurité des données
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Lors de la collecte, de l'utilisation, de la conservation et de la suppressiondes renseignements personnels, Le Kalm met en place des mesures de sécuritéadéquates pour préserver la confidentialité de ces données. Les donnéespersonnelles recueillies seront stockées sur des serveurs et dans des systèmesde gestion électronique des données qui respectent des mécanismes et des normesde protection reconnus. Ceci vise à garantir la sécurité des renseignementspersonnels fournis par ses clients, fournisseurs et autres entreprises dans lecadre de ses activités de courtage immobilier. Ces activités incluent, entreautres, l'utilisation du Site Web, des médias sociaux, des publicités, ainsique l'utilisation des systèmes de Gestion de la Relation Client (GRC) et deGestion Électronique des Documents (GED). Tout cela est conforme auxobligations légales imposées par la Loi sur la protection des renseignementspersonnels dans le secteur privé.


Incident de confidentialité
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Un incident de confidentialité fait référence à l'accès, à l'utilisation ou àla communication non autorisés de renseignements personnels en violation de laLoi, à la perte de renseignements personnels, ou à toute autre atteinte à laprotection de ces données. Le Kalm a établi un protocole de gestion des incidentsde confidentialité. Ce protocole identifie les personnes qui assistent leResponsable de la protection des renseignements personnels et prévoit desmesures concrètes à prendre en cas d'incident. Il définit également lesresponsabilités à chaque étape de la gestion de l'incident, y compris lesmesures visant à assurer la sécurité des données.


6. Rôles et responsabilités
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A. Le Kalm, son personnel, les membres de sonéquipe ou tout adjoint administratif, selon le cas :
‍Garantissent la confidentialitédes renseignements personnels en adoptant de bonnes pratiques en matière degestion de l'information. Cela comprend la fourniture de directives, deformations et d'instructions aux membres du personnel concernant la collecte,l'utilisation, le stockage, la modification, la consultation, la communicationet la destruction appropriée des renseignements personnels.

Mettent en oeuvre les mesures de protection nécessaires pour réduire lesrisques d'incidents de confidentialité. Cela peut inclure des pratiques desécurité informatique, la mise à jour des politiques relatives auxrenseignements personnels, la formation du personnel, et d'autres actions.
Utilisent des méthodes de classement uniformisées pour les documents contenantdes renseignements personnels.
Appliquent des méthodes uniformisées pour la conservation des documentscontenant des renseignements personnels, y compris les procédures denumérisation.

Gèrent les accès physiques et informatiques aux renseignements personnels enfonction de leur sensibilité.
Supervisent la destruction sécurisée des renseignements personnels, enfournissant des directives ou des instructions aux membres du personnel sur laméthode de destruction appropriée, les délais de destruction, etc.


B. Responsable de la protection desrenseignements personnels :
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‍Conformément à la Loi, LeKalm a nommé un Responsable de la protection des renseignements personnels.
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Le Responsable de la protection des renseignements personnels veille au respectdes politiques en place et de la réglementation applicable.
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Il est responsable de la gestion des incidents de confidentialité et prendlesmesures prévues par la Loi dans ce contexte.‍
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Il traite les demandes d'accès et de rectification desrenseignementspersonnels, ainsi que les plaintes liées au traitement desrenseignementspersonnels par Le Kalm.
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Il est consulté lors de l'évaluation des facteurs de confidentialité pour toutprojet d'acquisition, de développement ou de refonte de systèmes d'informationou de prestation électronique de services impliquant la collecte,l'utilisation, la communication, la conservation ou la destruction derenseignements personnels.

Il peut suggérer des mesures pour protéger les renseignements personnels dansle cadre de tels projets.


C. Membres du personnel, de l'équipe ou toutadjoint administratif :
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‍Les membres du personnel,de l'équipe ou tout adjoint administratif de Le Kalm ont accès auxrenseignements personnels uniquement dans la mesure nécessaire à l'exécution deleurs fonctions ou de leur mandat.
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Ils veillent à l'intégrité et à la confidentialité des renseignementspersonnels détenus par Le Kalm.
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Ils se conforment à toutes les politiques et directives de Le Kalm concernantl'accès, la collecte, l'utilisation, la communication, la destruction desrenseignements personnels, ainsi que la sécurité de l'information, et suiventles consignes qui leur sont fournies.
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Ils respectent les mesures de sécurité en place sur leurs lieux de travail etsur tout équipement contenant des renseignements personnels.

Ils utilisent exclusivement l'équipement et les logiciels autorisés par Le Kalm.
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Ils assurent la destruction sécurisée des renseignements personnels en tempsvoulu, conformément aux directives reçues, et signalent immédiatement à leursupérieur tout acte susceptible de constituer une violation réelle ou présuméedes règles de sécurité liées aux renseignements personnels.


7. Droits d'accès, de rétractation et derectification
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Toute personne (ou son représentant autorisé) a le droit de demander l'accèsaux renseignements personnels la concernant qui sont détenus par Le Kalm. Unepersonne peut également révoquer son consentement à tout moment en ce quiconcerne la collecte, l'utilisation et la communication de ses renseignementspersonnels. Cete révocation doit être consignée par écrit. De plus, unepersonne a le droit de demander la correction de renseignements personnelsqu'elleestime inexacts, incomplets ou ambigus dans son dossier. Il estégalement possible, sur demande, de transférer électroniquement les donnéespersonnelles que Le Kalm détient sur une personne à un tiers. Le Kalm seréserve le droit de refuser une demande d'accès ou de correction dans les casprévus par la Loi (htps://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/P-39.1).


8. Plaintes
Toute personne qui estime avoir subi un préjudice lié au traitement de sesrenseignements personnels par Le Kalm peut déposer une plainte. Cete plaintesera traitée de manière diligente, et une réponse écrite sera fournie dans undélai maximal de 30 jours par le Responsable de la protection desrenseignements personnels. Pour soumettre une demande d'accès, de rectificationde vos renseignements personnels ou toute autre demande à laquelle vous avezdroit, ou pour déposer une plainte concernant le traitement de vosrenseignements personnels, veuillez contacter :
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Simon-Pierre Poirier
‍Responsable de laprotection des renseignements personnel
L’Agence immobilière SIX
7785 Chemin Chambly, St-Hubert Qc J3Y 5K2
514-622-9195
da@agencesix.ca